たくさんのレコードを一括で編集したいとき、レコードを１つずつ開いて、編集・保存していませんか？
こんなときは、一旦kintoneからCSVファイルにデータを出力して、CSVファイル上で一括編集したあと、またkintoneに取り込んで上書きする方法が便利です。
ただ、このときに、１点必ず行わなければならないことがあります。

それは、「レコード番号」を出力することです。

これをしないと、読み込んだCSVファイル内データ分だけ、新しくレコードが作られてしまいます。
例えば、100レコード「上書き」するつもりが、レコード番号を出力しないままCSVファイルを読み込むと、無駄なレコードが＋100レコード作られてしまいます。
※無駄なレコードを一括削除する方法は「取扱注意！だけど便利な『一括削除』をマスターしましょう！」をご覧ください。

具体的に、架空の会社でケーススタディしてみましょう。

株式会社SENGOKUでは、新年度のタイミングでこれまで「企画部」だった部署が「経営企画部」に名称変更されることになりました。
それに伴い、「企画部」の社員のデータを「経営企画部」に改めなければなりません。
そこで、人事担当の山田さんは、「企画部」の社員のデータをCSVファイルに出力し、エクセルの一括置換機能で「企画部」を「経営企画部」に変えて、再度kintoneに取り込むことにしました。

社員マスタを開き、

絞り込み条件で部署＝「企画部」のデータだけを表示します。

そして、一覧画面の右上の三点コーダから「ファイルに書き出す」を選択します
※「ファイルに書き出す」が出てこない場合は、権限を持っていないということなので、アプリ管理者にお問い合わせください

すると、このような画面が開きます。

不要な項目が多いので、一度「すべてクリア」のボタンを押して、クリアします

そして、ここ！ここ最重要です！！
一番に、レコード番号をドラッグ＆ドロップすること！
これを忘れないでください。
あとは、書き換える対象の「部署名」と、確認のための「氏名」もドラッグ＆ドロップします。

「書き出す」を押すと、こんなCSVファイルが出力されます。

エクセルの一括置換機能で「企画部」を「経営企画部」に置き換えて保存。

これをkintoneに取り込み、データを上書きします。

すると、これまで「企画部」だったのが…

こう！！！

１発で「経営企画部」になりました。
１レコードずつポチポチしなくても、一括更新できるんです。

今回は５レコードだけでしたが、これが１００レコードだったら、めちゃくちゃ時短できます。

ちなみに、レコード番号を付けずにCSV出力し、読み込んだら、こうなります。

同じのが２つできとる…！！！

もし同じものを100レコード作ってしまったと思うと、ゾッとしますね。

というわけで、皆様、CSVファイルから上書きするときには重々お気をつけください。

それでは、よいキントーンライフを。

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