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武川 和憲Take

2022.06.20

【kintone】「あれ、どこに書いてあったっけ?」から、欲しい情報に速攻でたどり着く検索術

チームメンバーやお客さんと話をしていて、「あ、それの詳しい情報、誰かがkintoneに書いてたな」と思って、それっぽいスレッドやアプリを開いてみても、なかなか欲しい情報にいき着けないことってありますよね。

そんな「あれ、どこに書いてあったっけ?」となったときに、速攻で欲しい情報にたどり着く検索方法を、4つ紹介します。

 

1.「全体検索」を使う

はじめにご紹介するのは、最もオーソドックスな「全体検索」。
ポータル画面の右上にある検索窓にキーワードを入力し、kintone全体を検索する方法です。

ここにキーワードを入力し、虫眼鏡マークを押すと、kintone内のすべての情報をざざーっと検索し、結果を表示します。

例えば、「オフィスデスク」で検索すると、検索結果はこんな感じ。

検索の対象になるのは、
アプリのレコードの文字項目、レコードへのコメント
スペースの本文
スレッドの本文、スレッドへのコメント
ピープルのコメント、個人メッセージ
添付ファイルの内容
です。

コメントや添付ファイルの中身まで見に行って探しだしてくれるのは、とてもブラボーです。

こちらの「全体検索」は、スペース画面やスレッド画面では「スペース内検索」になり、アプリ内では「アプリ内検索」になるので、ある程度当たりが付いていたら、それらしきスペースやアプリを開いて検索すると、より早く欲しい情報にたどり着けるかもしれません。

 

2.「絞り込み」を使う(アプリ内の検索)

つぎにご紹介するのは、「絞り込み」機能を使う方法です。
アプリ内の情報検索に限定される手段ですが、キーワードで複数のレコードを引っ張ってきて一覧で見たいときに便利です。

例えば、商品マスタから商品名に「オフィスチェア」を含むレコードだけを表示させて、それぞれの金額を比較したいときは、画面中央のラッパのようなマーク(※)を押すと、

こんな画面↓が出ます。

ここに、このような感じで↓『商品名にオフィスチェアを含むものを探し出す』という入力をして、適用ボタンを押すと、

こんな感じで、「オフィスチェア」だけが表示されます。

※すいません、ラッパのようなマークはおそらくラッパではなく、「情報を濾過する」という意味で漏斗(ロート)だと思われます。

 

3.「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」を使う(アプリ内の検索)

3つ目は、「絞り込み」機能の強化版というべき、「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」を使う方法です。
TIS様が無償提供してくださっているプラグイン(2022年7月22日現在)で、TIS様のウェブサイトからダウンロードできます。

一覧テキスト絞り込み検索プラグインダウンロードサイト

まず、上記からプラグインをダウンロードし、お使いのkintoneに適用してください。

プラグインの適用方法は、kintoneヘルプページを参考にしてください。
プラグインの設定方法

「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」をアプリに追加すると、一覧画面にデデーン!と検索窓が出てきます。

ここに「オフィスチェア」と入力し、虫眼鏡マークを押すと、

「絞り込み」機能を使ったときと同じように、「オフィスチェア」だけが表示されます。

「絞り込み」機能よりもお手軽ですが、すでに適用している他のプラグインやプログラムでのカスタマイズと競合してどちらかが動かなくなってしまう可能性がなくはないので、適用の際には慎重にお願いします。

 

4.パソコンの「文字検索機能」を使う(アプリ一覧やスレッドでの検索に有利)

最後に紹介するのは、パソコンの「文字検索機能」での検索です。
これはもうkintoneの機能ではなく、お使いのパソコンの機能です。

例えば、「このアプリに目指す情報がありそうだ」というアプリを開いた状態で、「Ctrl」+「F」を押しと、画面の右上あたりに、検索窓が出てきます。
ここにキーワードを入力すると、ヒットしたところに色がつき、上下の矢印マークをクリックするとポンポン飛んでいきます。

この方法は情報のありかにだいぶ迫っている状態で有効なので、「どこにあるのか皆目見当もつかない…」というときには、別の方法がいいと思います。

 

まとめ

以上が、kintoneで「あれ、どこに書いてあったっけ?」から、欲しい情報に速攻でたどり着く検索術です。

まとめると、
・欲しい情報がどこにあるのか全くわからない場合は、1.「全体検索」を使う
・アプリのレコードにありそうな場合は、2.「絞り込み」を使う もしくは 3.「一覧テキスト絞り込み検索プラグイン」を使う
・かなり目星がついている場合は、4.パソコンの「文字検索機能」を使う
のがよいのかなと思います。

他にもよい方法が見つかったら随時共有します。

それでは、よいkintoneライフを。

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